Notice of Right to Inspect Public Records

By law, under the Inspection of Public Records Act, every person has the right to inspect public records of the NEW MEXICO LOTTERY AUTHORITY. The Act also makes compliance with request to inspect public records an integral part of the routine duties of the officers and employees of the NEW MEXICO LOTTERY AUTHORITY.


Requests to inspect public records should be submitted to:

In Person:
Records Custodian
4511 Osuna Road NE
Albuquerque, NM 87109
505-342-7616
By Mail:
New Mexico Lottery
Records Custodian
PO Box 93130
Albuquerque, NM 87199-3130
Other:
Email: publicrecords@nmlottery.com
Fax: 505-342-7610


A person desiring to inspect public records may submit a request to the records custodian orally or in writing. However, the procedures and penalties prescribed by the Act apply only to written requests. A written request must contain the name, mailing address and telephone number of the person making the request. The request must describe the records sought with reasonable particularity to enable the records custodian to identify and locate the requested records.

The records custodian must permit inspection immediately or as soon as practicable, but no later than fifteen (15) calendar days after the records custodian receives the inspection request, unless the records custodian determines that the request is excessively burdensome or broad in which case an additional reasonable period of time shall be allowed to comply with the request. If inspection is not permitted within three (3) business days, the person making the request will receive a written response explaining when the records will be available for inspection or when the public body will respond to the request. If any of the records sought are not available for public inspection, the person making the request is entitled to a written response from the records custodian explaining the reasons inspection has been denied. The written denial shall be delivered or mailed within fifteen (15) calendar days after the records custodian received the request for inspection.

If a person requesting inspection would like a copy of a public record, a reasonable fee may be charged. The fee for documents eleven inches by seventeen inches or smaller shall not exceed $1.00 per page. If a person requesting inspection would like an electronic copy of a public record or if providing an electronic record is the only way a request can be fulfilled, the records custodian may charge the actual costs associated with downloading the copies of public records to a computer disk or storage device, including the actual cost of the computer disk or storage device. The records custodian may also charge the actual costs associated with transmitting copies of public records by mail, electronic mail or facsimile.

The records Custodian may request that applicable fees be paid in advance. A receipt indicating that the fees have been paid will be provided to the person requesting the public records, upon request.

Aviso De Derecho A Inspeccionar Registros Públicos

Por ley, bajo el Acto de Inspección de Registros Públicos, cada persona tiene el derecho de inspeccionar documentos públicos de la LOTERÍA de NUEVO MÉXICO. El Acto también entra en conformidad con la petición de inspeccionar registros públicos la cual es parte integral de los deberes rutinarios de los oficiales y de los empleados de LA AUTORIDAD DE LOTERÍA de NUEVO MÉXICO.


Las peticiones para inspeccionar registros públicos se deben someter a:

En persona:
Guardián de Récords
4511 Osuna Road NE
Albuquerque, NM 87109
505-342-7616
Por correo:
New Mexico Lottery
Guardián de Récords
PO Box 93130
Albuquerque, NM 87199-3130
Otro:
Correo Electronico: publicrecords@nmlottery.com
Fax: 505-342-7610


La persona que desee inspeccionar registros públicos puede presentar una petición al guardián de récords en forma oral o por escrito. Sin embargo, los procedimientos y las sanciones prescritas por el Acto se aplican solamente a las peticiones por escrito. Una petición por escrito debe contener el nombre, domicilio de envío y el número de teléfono de la persona que hace la petición. La petición debe describir los registros que se necesitan conseguir con razonable particularidad, para permitir al encargado, identificar y localizar los documentos solicitados.

El guardián de registros debe permitir inspección inmediata o tan pronto sea factible, pero no más de quince (15) días después de que se reciba la petición de la inspección, a menos que el encargado determine que la petición es excesivamente agobiante o amplia, en este caso un periodo adicional razonable debe de ser concedido para cumplir con la petición. Si la inspección no se permite dentro de tres (3) días laborales, la persona haciendo la petición recibirá una respuesta por escrito, explicando fecha en la que se encontraran disponibles los registros, o cuando el cuerpo público responderá a la petición. Si cualquiera de los registros que se necesitan conseguir no están disponibles para la inspección pública, la persona haciendo la petición tiene derecho de recibir una respuesta escrita del encargado explicando las razones por las cuales se le ha negado la inspección. La denegación escrita debe de ser entregada o enviada dentro de (15) quince días después de ser recibida la petición para la inspección.

Si la persona solicitando la inspección desea una copia de un registro público, un honorario razonable puede ser cobrado. El honorario para los documentos de once pulgadas por diecisiete pulgadas o menos no debe de exceder $1.00 por página. Si la persona solicitando la inspección desea una copia electrónica de un registro publico o si proporcionando un récord electrónico es la única forma que la petición puede ser realizada, el encargado puede que cobre el costo actual asociado con la transferencia de copias del registro publico a la memoria de la computadora o a un dispositivo de almacenamiento, incluyendo el costo de la memoria de la computadora o dispositivo de almacenamiento. El encargado puede que también cobre el costo actual asociados por el envío por correo, correo electrónico o fax de la transmisión de copias de registros públicos.

El encargado puede pedir que los costos aplicables sean pagados por adelantado. Un recibo comprobando que los honorarios se han pagado para hacer las copias de los registros públicos será proporcionado bajo solicitud.